Cẩm Nang Khiếu Nại Tiếng Trung (A-Z): Mẫu Email, Hội Thoại & 50+ Từ Vựng

Khi làm việc với các đối tác Trung Quốc, nắm vững kĩ năng khiếu nại tiếng Trung sẽ đem lại nhiều lợi ích cho việc kinh doanh.Trong bối cảnh giao thương Việt – Trung ngày càng phát triển, việc gặp phải các vấn đề về chất lượng sản phẩm, dịch vụ là điều khó tránh khỏi. Khi đó, kỹ năng khiếu nại tiếng Trung một cách chuyên nghiệp, khéo léo không chỉ giúp bạn giải quyết vấn đề hiệu quả mà còn thể hiện sự tôn trọng, duy trì mối quan hệ hợp tác lâu dài.

Tuy nhiên, làm thế nào để diễn đạt sự không hài lòng mà không gây mất lòng? Làm sao để yêu cầu quyền lợi chính đáng một cách thuyết phục?

Bài viết này chính là cẩm nang toàn diện bạn đang tìm kiếm. Chúng tôi sẽ cung cấp từ kho tàng từ vựng thiết yếu, phân tích sắc thái từ ngữ, cho đến các mẫu email và kịch bản hội thoại thực chiến, giúp bạn tự tin làm chủ mọi tình huống khiếu nại tiếng Trung.

Tại Sao Nắm Vững Kỹ Năng Khiếu Nại Tiếng Trung Lại Quan Trọng?

Nhiều người cho rằng khiếu nại là một hành động tiêu cực. Tuy nhiên, trong kinh doanh, một lời khiếu nại được đưa ra đúng lúc, đúng cách lại là một phản hồi quý giá. Việc nắm vững kỹ năng khiếu nại tiếng Trung mang lại nhiều lợi ích:

• Bảo vệ quyền lợi chính đáng: Đây là lợi ích rõ ràng nhất. Bạn có quyền nhận được sản phẩm, dịch vụ đúng với chất lượng đã cam kết.

• Thể hiện sự chuyên nghiệp: Một quy trình khiếu nại bài bản, có đầy đủ bằng chứng và sử dụng ngôn từ đúng mực sẽ khiến đối tác nể trọng bạn hơn.

• Cải thiện chất lượng sản phẩm/dịch vụ: Phản hồi của bạn giúp nhà cung cấp nhận ra sai sót và cải thiện quy trình của họ, mang lại lợi ích cho cả đôi bên trong tương lai.

• Xây dựng mối quan hệ đối tác bền vững: Giải quyết xung đột một cách văn minh cho thấy cả hai bên đều coi trọng mối quan hệ hợp tác và sẵn sàng cùng nhau vượt qua khó khăn.

Kho Tàng Từ Vựng Khiếu Nại Tiếng Trung Không Thể Bỏ Lỡ

Để bắt đầu quá trình khiếu nại tiếng Trung, việc trang bị một vốn từ vựng phong phú là điều kiện tiên quyết. Dưới đây là hơn các từ và cụm từ được phân loại rõ ràng để bạn dễ dàng tra cứu và áp dụng.

1. Các Thuật Ngữ Cơ Bản Cho Việc Khiếu Nại Tiếng Trung

Bước đầu tiên và quan trọng nhất trong mọi quy trình khiếu nại tiếng Trung là nắm vững các thuật ngữ nền tảng. Đây là những từ vựng bạn bắt buộc phải sử dụng trong bất kỳ cuộc hội thoại hay email nào. Việc làm chủ chúng là điều kiện tiên quyết để bạn có thể khiếu nại một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.

Để nhà cung cấp hiểu đúng và đủ mức độ nghiêm trọng của sản phẩm lỗi, việc mô tả chính xác từng hư hỏng là yếu tố then chốt. Thấu hiểu điều đó, BCT xin chia sẻ bộ từ vựng chuyên dụng được thiết kế riêng cho những tình huống này, giúp bạn truyền đạt thông tin một cách hiệu quả nhất.

3. Từ Vựng Mô Tả Vấn Đề Về Dịch Vụ

Bên cạnh chất lượng sản phẩm, sự hài lòng của bạn còn phụ thuộc rất nhiều vào thái độ và quy trình phục vụ. Để diễn đạt chính xác những cảm nhận của mình, bạn cần sử dụng đúng từ. Hãy tham khảo ngay danh sách từ vựng sau đây để biết cách khiếu nại tiếng Trung về trải nghiệm dịch vụ.

4. Từ Vựng Về Yêu Cầu Và Giải Pháp

Một khi vấn đề đã được nêu rõ, việc đưa ra yêu cầu giải quyết cụ thể là bước đi quyết định. Đây không chỉ là những từ vựng thông thường, mà là những từ khóa quyền lực giúp bạn khẳng định lập trường và đạt được kết quả mong muốn khi khiếu nại tiếng Trung

Tình Huống Thực Tế: Quy Trình Mẫu Cho Một Vụ Khiếu Nại Tiếng Trung

Lý thuyết cần đi đôi với thực hành. Bây giờ, chúng ta sẽ đi vào một tình huống kinh doanh cụ thể: Một công ty Việt Nam nhập khẩu đồ gia dụng từ Trung Quốc và phát hiện nhiều sản phẩm lỗi. Dưới đây là toàn bộ quy trình xử lý, từ email đến hội thoại.

Soạn Email Khiếu Nại Tiếng Trung Chuyên Nghiệp

Email là bằng chứng văn bản đầu tiên, cần sự rõ ràng, súc tích và chuyên nghiệp. Hãy tham khảo mẫu dưới đây.

主题：关于订单PO20250918的质量问题投诉
Zhǔtí: Guānyú dìngdān PO20250918 de zhìliàng wèntí tóusù
Tiêu đề: Khiếu nại về vấn đề chất lượng Đơn hàng số PO20250918

尊敬的李经理，
Zūnjìng de Lǐ jīnglǐ,
Kính gửi Chị Lý,

我们是越南ABC公司。我们写这封邮件是为了反馈昨天收到的订单PO20250918的质量问题。
Wǒmen shì Yuènán ABC gōngsī. Wǒmen xiě zhè fēng yóujiàn shì wèile fǎnkuì zuótiān shōudào de dìngdān PO20250918 de zhìliàng wèntí.
Chúng tôi là công ty ABC Việt Nam. Chúng tôi viết email này để phản hồi về chất lượng của đơn hàng số PO20250918 mà chúng tôi đã nhận được vào ngày hôm qua.

开箱验货后，我们很遗憾地发现，有大量产品未达到合同约定的质量标准。具体问题如下：
Kāixiāng yànhuò hòu, wǒmen hěn yíhàn de fāxiàn, yǒu dàliàng chǎnpǐn wèi dádào hétóng yuēdìng de zhìliàng biāozhǔn. Jùtǐ wèntí rúxià:
Sau khi kiểm tra hàng hóa, chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng một số lượng lớn sản phẩm không đạt tiêu chuẩn chất lượng như đã thỏa thuận trong hợp đồng. Cụ thể như sau:

• 电热水壶 (型号: KT-01): 50个水壶的塑料外壳在通电测试时（还未烧水）就散发出非常浓的烧焦味。
  Diàn rèshuǐhú (xínghào: KT-01): 50 ge shuǐhú de sùliào wàiké zài tōngdiàn cèshì shí (hái wèi shāoshuǐ) jiù sànfā chū fēicháng nóng de shāojiāo wèi.
  Ấm siêu tốc (mã hàng: KT-01): 50 chiếc có phần vỏ nhựa tỏa ra mùi khét rất nồng khi cắm điện thử, dù chưa đun nước.

• 搅拌机 (型号: BL-05): 30台搅拌机的塑料机身底部出现裂痕。另外还有20台机身有非常严重的划痕。
  Jiǎobànjī (xínghào: BL-05): 30 tái jiǎobànjī de sùliào jīshēn dǐbù chūxiàn lièhén. Lìngwài hái yǒu 20 tái jīshēn yǒu fēicháng yánzhòng de huáhén.
  Máy xay sinh tố (mã hàng: BL-05): 30 chiếc có phần thân máy bằng nhựa bị nứt vỡ ở gần đế. Ngoài ra, có 20 chiếc khác bị trầy xước (划痕 – huáhén) rất nghiêm trọng trên thân máy.

• 电饭锅 (型号: RC-08): 40个电饭锅的内胆不粘涂层有轻微脱落现象。
  Diànfànguō (xínghào: RC-08): 40 ge diànfànguō de nèidǎn bù zhān túcéng yǒu qīngwēi tuōluò xiànxiàng.
  Nồi cơm điện (mã hàng: RC-08): 40 chiếc có lớp chống dính bên trong lòng nồi bị bong tróc nhẹ.

这些都是严重影响消费者安全和体验的质量问题，我们无法将这些产品投入市场销售。我们已将次品的详细照片作为附件附在此邮件中供贵公司查看。
Zhèxiē dōu shì yánzhòng yǐngxiǎng xiāofèizhě ānquán hé tǐyàn de zhìliàng wèntí, wǒmen wúfǎ jiāng zhèxiē chǎnpǐn tóurù shìchǎng xiāoshòu. Wǒmen yǐ jiāng cìpǐn de xiángxì zhàopiàn zuòwéi fùjiàn fù zài cǐ yóujiàn zhōng gōng guì gōngsī chákàn.
Đây đều là những lỗi nghiêm trọng ảnh hưởng trực tiếp đến sự an toàn và trải nghiệm của người tiêu dùng, chúng tôi không thể bán những sản phẩm này ra thị trường. Chúng tôi đã chụp ảnh chi tiết các sản phẩm lỗi và đính kèm trong email này để quý công ty xem xét.

我们要求贵公司尽快核查并提出合理的解决方案。我们倾向于在下一批货中为我们更换所有的问题产品。
Wǒmen yāoqiú guì gōngsī jǐnkuài héchá bìng tíchū hélǐ de jiějué fāng’àn. Wǒmen qīngxiàng yú zài xià yī pī huò zhōng wèi wǒmen gēnghuàn suǒyǒu de wèntí chǎnpǐn.
Chúng tôi đề nghị quý công ty nhanh chóng kiểm tra và đưa ra phương án giải quyết thỏa đáng. Chúng tôi ưu tiên phương án đổi mới toàn bộ số hàng lỗi trong lô hàng tiếp theo.

期待您的尽快回复。
Qídài nín de jǐnkuài huífù.
Rất mong nhận được phản hồi sớm từ quý công ty.

此致敬礼
Cǐzhì jìnglǐ
Trân trọng,

阮文南
Ruǎn Wén Nán
Nguyễn Văn Nam
采购负责人 | 越南ABC公司
Cǎigòu fùzé rén | Yuènán ABC gōngsī
Phụ trách Mua hàng | Công ty ABC Việt Nam

Thực Hiện Cuộc Gọi Khiếu Nại Tiếng Trung – Từ Vấn Đề Đến Giải Pháp

Sau khi gửi email, một cuộc gọi trực tiếp sẽ giúp đẩy nhanh tiến độ xử lý. Hãy lắng nghe cách các bên trao đổi, từ việc nêu vấn đề cho đến khi thống nhất giải pháp. Đây là ví dụ hoàn hảo về một cuộc hội thoại khiếu nại tiếng Trung thành công.

Phần 1: Cuộc gọi đầu tiên (Khiếu nại)

Anh Nam:

• 喂，请问是XYZ公司的李经理吗？我是越南ABC公司的采购经理，阮南。

• Wéi, qǐngwèn shì XYZ gōngsī de Lǐ jīnglǐ ma? Wǒ shì Yuènán ABC gōngsī de cǎigòu jīnglǐ, Ruǎn Nán.

• Alo, xin hỏi có phải số của Giám đốc Lý, công ty XYZ không ạ? Tôi là Nam, Trưởng phòng Mua hàng của công ty ABC Việt Nam.

Chị Lý:

• 啊，阮先生，您好！是我。有什么事吗？

• À, Ruǎn xiānshēng, nín hǎo! Shì wǒ. Yǒu shé me shì ma?

• À, anh Nguyễn, chào anh! Là tôi đây. Có việc gì không ạ?

Anh Nam:

• 李经理，您好。我致电是希望和您直接沟通一下我刚发的，关于订单PO20250918的质量投诉邮件。

• Lǐ jīnglǐ, nín hǎo. Wǒ zhìdiàn shì xīwàng hé nín zhíjiē gōutōng yīxià wǒ gāng fā de, guānyú dìngdān PO20250918 de zhìliàng tóusù yóujiàn.

• Chào chị Lý. Tôi gọi để trao đổi trực tiếp về email khiếu nại chất lượng đơn hàng PO20250918 tôi vừa gửi.

Chị Lý:

• 好的，请稍等，我马上查看… 嗯，收到了。阮先生，非常抱歉，给贵公司带来了麻烦。

• Hǎo de, qǐng shāo děng, wǒ mǎshàng chákàn… Ń, shōudàole. Ruǎn xiānshēng, fēicháng bàoqiàn, gěi guì gōngsī dài láile máfan.

• Vâng, anh chờ chút, tôi kiểm tra ngay… Tôi nhận được rồi. Anh Nguyễn, tôi rất xin lỗi vì đã gây phiền phức cho quý công ty.

Anh Nam:

• 是的，正如您在照片里看到的，问题相当严重。特别是那些机身开裂的搅拌机和有烧焦味的电热水壶。我们需要贵方尽快提出解决方案。

• Shì de, zhèngrú nín zài zhàopiàn lǐ kàn dào de, wèntí xiāngdāng yánzhòng. Tèbiéshì nàxiē jīshēn kāiliè de jiǎobànjī hé yǒu shāojiāo wèi de diàn rèshuǐhú. Wǒmen xūyào guì fāng jǐnkuài tíchū jiějué fāng’àn.

• Vâng, như chị thấy trong ảnh, vấn đề khá nghiêm trọng. Đặc biệt là các máy xay sinh tố bị nứt vỡ và ấm siêu tốc có mùi khét. Chúng tôi cần một phương án giải quyết nhanh chóng từ phía chị.

Chị Lý:

• 我完全理解。请给我们一点时间内部核查。我保证在今天下班前，主动回电给您一个明确的处理方案，您看可以吗？

• Wǒ wánquán lǐjiě. Qǐng gěi wǒmen yīdiǎn shíjiān nèibù héchá. Wǒ bǎozhèng zài jīntiān xiàbān qián, zhǔdòng huídiàn gěi nín yīgè míngquè de chǔlǐ fāng’àn, nín kàn kěyǐ ma?

• Tôi hoàn toàn thấu hiểu. Xin cho chúng tôi một chút thời gian để kiểm tra nội bộ. Tôi đảm bảo sẽ chủ động gọi lại cho anh với một phương án xử lý cụ thể trước khi tan làm hôm nay, như vậy được không anh?

Anh Nam:

• 好的，那我等您的正式回复。

• Hǎo de, nà wǒ děng nín de zhèngshì huífù.

• Được, vậy tôi chờ phản hồi chính thức từ chị.

Phần 2: Cuộc gọi thứ hai (Đưa ra phương án giải quyết)

Chị Lý:

• 喂，请问是阮先生吗？我是XYZ公司的李经理。

• Wéi, qǐngwèn shì Ruǎn xiānshēng ma? Wǒ shì XYZ gōngsī de Lǐ jīnglǐ.

• Alo, có phải anh Nguyễn không ạ? Tôi là Lý, Giám đốc kinh doanh của công ty XYZ đây.

Anh Nam:

• 是的，李经理，是我。您好。

• Shì de, Lǐ jīnglǐ, shì wǒ. Nín hǎo.

• Vâng, là tôi đây, chào chị Lý.

Chị Lý:

• 阮先生，关于贵公司提出的质量问题，我们内部已经进行了严肃的讨论，并确认责任在我方。对于此次失误，我们深表歉意，并提出以下解决方案：

• Ruǎn xiānshēng, guānyú guì gōngsī tíchū de zhìliàng wèntí, wǒmen nèibù yǐjīng jìnxíngle yánsù de tǎolùn, bìng quèrèn zérèn zài wǒ fāng. Duìyú cǐcì shīwù, wǒmen shēn biǎo qiànyì, bìng tíchū yǐxià jiějué fāng’àn:

• Anh Nguyễn, về vấn đề chất lượng mà quý công ty đã nêu, chúng tôi đã thảo luận nghiêm túc trong nội bộ và xác nhận trách nhiệm thuộc về chúng tôi. Chúng tôi vô cùng xin lỗi về sai sót lần này và xin đề xuất phương án giải quyết như sau:

• 第一，我们将免费重做并补发全部140件问题产品。

• Dì yī, wǒmen jiāng miǎnfèi chóngzuò bìng bǔfā quánbù 140 jiàn wèntí chǎnpǐn.

• Thứ nhất, chúng tôi sẽ sản xuất lại và gửi bù miễn phí toàn bộ 140 sản phẩm lỗi.

• 第二，为简化流程，该批次品贵公司无需退回，只需协助就地销毁并提供视频凭证即可。

• Dì èr, wèi jiǎnhuà liúchéng, gāi pī cìpǐn guì gōngsī wúxū tuìhuí, zhǐ xū xiézhù jiùdì xiāohuǐ bìng tígōng shìpín píngzhèng jí kě.

• Thứ hai, để tránh phức tạp, số hàng lỗi đó quý công ty không cần gửi trả lại, chỉ cần hỗ trợ tiêu hủy tại chỗ và cung cấp video làm bằng chứng.

• 第三，为表诚意，我们愿意为贵公司下一个订单的总额提供5%的折扣。

• Dì sān, wèi biǎo chéngyì, wǒmen yuànyì wèi guì gōngsī xià yí ge dìngdān de zǒng’é tígōng 5% de zhékòu.

• Thứ ba, để bày tỏ sự chân thành, chúng tôi xin giảm giá 5% cho toàn bộ đơn hàng tiếp theo của quý công ty.

Chị Lý:

• 阮先生，不知您对这个处理方案是否满意？

• Ruǎn xiānshēng, bùzhī nín duì zhège chǔlǐ fāng’àn shìfǒu mǎnyì?

• Anh Nguyễn, không biết anh có hài lòng với phương án xử lý này không ạ?

Anh Nam:

• 我认可贵公司的诚意和快速处理。您提出的方案是合理的，我们接受。

• Wǒ rènkě guì gōngsī de chéngyì hé kuàisù chǔlǐ. Nín tíchū de fāng’àn shì hélǐ de, wǒmen jiēshòu.

• Tôi ghi nhận thiện chí và cách xử lý nhanh chóng của quý công ty. Phương án chị đưa ra là hợp lý. Chúng tôi chấp nhận.

Anh Nam:

• 我们会按此方案执行。请您将所有方案内容以邮件形式再发一遍，作为正式确认。

• Wǒmen huì àn cǐ fāng’àn zhíxíng. Qǐng nín jiāng suǒyǒu fāng’àn nèiróng yǐ yóujiàn xíngshì zài fā yībiàn, zuòwéi zhèngshì quèrèn.

• Chúng tôi sẽ tiến hành theo phương án của chị. Vui lòng gửi lại toàn bộ nội dung này qua email để làm xác nhận chính thức.

Chị Lý:

• 好的，阮先生。我马上就发。非常感谢您的理解，我们一定会加强品控，确保未来的合作顺利进行。

• Hǎo de, Ruǎn xiānshēng. Wǒ mǎshàng jiù fā. Fēicháng gǎnxiè nín de lǐjiě, wǒmen yīdìng huì jiāqiáng pǐnkòng, quèbǎo wèilái de hézò shùnlì jìnxíng.

• Vâng, thưa anh Nguyễn. Tôi sẽ gửi ngay. Rất cảm ơn sự thấu hiểu của anh, chúng tôi nhất định sẽ tăng cường kiểm soát chất lượng để đảm bảo sự hợp tác sau này được thuận lợi.

  

Nâng Tầm Chuyên Nghiệp Với Kỹ Năng Khiếu Nại Tiếng Trung

Như vậy, qua cẩm nang chi tiết này, có thể thấy việc khiếu nại tiếng Trung không hề đáng sợ nếu chúng ta có sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Nó là một nghệ thuật giao tiếp đòi hỏi sự kết hợp giữa vốn từ vựng chính xác, thái độ chuyên nghiệp, và một quy trình rõ ràng.

Bằng cách sử dụng các mẫu câu, từ vựng và kịch bản hội thoại đã được cung cấp, bạn không chỉ có thể bảo vệ quyền lợi của mình một cách hiệu quả mà còn ghi điểm trong mắt đối tác. Hãy coi mỗi lần khiếu nại là một cơ hội để củng cố mối quan hệ và hiểu nhau hơn. Chúc bạn thành công trên con đường chinh phục và làm chủ kỹ năng khiếu nại tiếng Trung.

Kết nối cùng Tiếng Trung thương mại BCT để được tư vấn về các khóa học và chương trình học nhé!

• Hotline: 0342-982-928
• Web: tiengtrungthuongmai.vn
• Tiktok: tiktok.com/@tttmbct
• Youtube: youtube.com/@TiếngTrungThươngMạiBCT
• Page: www.facebook.com/BCTtiengtrungthuongmai